Microsoft Office-ohjelmat tuottavampaan käyttöön VBA:n avulla

HUOM: Tässä tekstissä MS Office -ohjelmilla tarkoitetaan erilaisissa Microsoft 365 – paketeissa ja Microsoft Office -paketeissa olevia hyötyohjelmia: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access

Tiedetään yleisesti, että erilaisilla yrityskäyttöön suunnitelluilla ohjelmilla on mahdollista saada paljon tukea ja tehoa yrityksen liiketoimintoihin. Niiden avulla yritys voi hyödyntää tietoa liiketoimintansa johtamisessa ja tehostamisessa ja saada näin kilpailuetua suhteessa muihin alan toimijoihin.

Toisaalta, suhteessa yrityksen liikevaihtoon monet tällaiset “valmisohjelmat” ovat usein kalliita ja ne voivat olla myös raskaita ja kankeita hyödyntää.

Osan ongelmasta yritykset tietysti saavat hoidettua Microsoft 365 -pakettien ohjelmilla. Niillä saa jo hoidettua erilaisia tiedonkäsittelyyn liittyviä yksinkertaisia perusasioita ns. “käsipelillä”.

Mitä useinkaan ei tiedetä:

• MS Office -ohjelmissa on mahdollista hyödyntää VBA-ohjelmointiympäristöä. Tämä mahdollistaa omien ohjelmien luonnin ja käytön omassa liiketoiminnassasi.
  
  
• VBA on mukana Office-paketissa ilman mitään lisämaksuja tai asennuksia!
  
  
• VBA:n avulla toteutettava ratkaisu voi tulla huomattavasti halvemmaksi kuin jonkin valmisohjelman sovittaminen yksittäisen yrityksen tarpeeseen.
  
  
• VBA ei vain mahdollista asioiden tekemistä toisella tavalla vaan se myös laajentaa runsaasti yksittäisen MS Office -ohjelman käyttöaluetta ja hyödyntämismahdollisuuksia.
  
  
• VBA:n avulla voidaan “räätälöidä” tarkasti ratkaisu juuri oman yrityksen tarpeeseen.
  
  
• Rahamäärä mikä yritykselle on VBA:n avulla mahdollista saada lisää “viimeisen viivan alle” voi olla todella huomattava. (On olemassa hyvin menestyviä yrityksiä joiden koko liikeidea perustuu VBA:n hyödyntämiseen. Liikesalaisuuksien suojaamiseksi en voi kuitenkaan kertoa niistä enempää tässä.)
  

Minkälaisissa tilanteissa VBA:ta sitten voisi hyödyntää? Seuraavaksi pari yleisluontoista esimerkkiä:

---

Esimerkki 1:

Yrityksen päivittäisessä toiminnassa syntyy dataa. Tuo data säilötään taulukkomuodossa Excel-tiedostoon. Tämän datan kanssa voidaan tehdä seuraavanlaisia asioita:

• Taulukossa oleva data voidaan tarkistaa ohjelmallisesti kun kriteerit on asetettu. Tällöin "käsin tehtävä" työ vähenee oleellisesti.
  
  
• Taulukossa olevasta tiedosta voidaan laskea ja muuten selvittää haluttuja asioita ja tallentaa tulokset erilliseen tiedostoon täysin ohjelmallisesti.
  
  
• Taulukossa olevasta tiedosta voidaan laatia kaavioita täysin ohjelmallisesti.
  
  
• Kaavioita ja muuta tietoa voidaan viedä Word-raporttiin tai PowerPoint-esitykseen täysin ohjelmallisesti.
  
  

Edellä "täysin ohjelmallisesti" tarkoittaa siis, että yhtä nappia painamalla kaikki tapahtuu ohjelman toimesta alusta loppuun. Tällöin erilaisia liiketoimintaan liittyviä raportteja ja mittareita on helppo tuottaa aina tarvittaessa tai säännöllisin väliajoin.

---

Esimerkki 2:

Kansiossa on joukko kuvia jotka haluat näytille PowerPoint-esitykseen. Esitykseen haluat myös kuviin liittyviä tekstejä sekä sellaisia kalvoja joissa on pelkkää tekstiä ilman kuvia.

Haluat tehdä esityksen toistuvasti eri kuvajoukoilla.

Tällaiseen tarkoitukseen voidaan tehdä ohjelma joka käynnistyessään pyytää näyttämään kansion, missä kuvat ovat ja tuo sen jälkeen kuvat PowerPoint -esitykseen halutuille paikoilleen. Myös pelkillä teksteillä täytettävät kalvot tulevat mukaan. Lopuksi esitys tallennetaan halutun nimisenä talteen.

Sama temppu voidaan tehdä myös niin, että kuvat tuodaan Word -tiedostoon. Ohjelman logiikka on sama.

Samalla tavalla voidaan Excel-tiedostossa olevan taulukon tiedoista laatia kaavioita ja tuoda kaaviot lopuksi Word-tiedostoon tai PowerPoint-esitykseen. Tämäkin ohjelma on käynnistettävissä yhdellä napin painalluksella minkä jälkeen kaikki tapahtuu automaattisesti.

---

Yleisesti:

Kun yrityksen liiketoimintaa halutaan "johtaa tiedolla" ja tarvitaan säännöllisin väliajoin erilaisia raportteja tai mittareita toiminnan seuraamiseen, antaa VBA:n hyödyntäminen runsaasti mahdollisuuksia siihen. Ja kaikki "räätälöinti" voidaan tehdä tarkalleen juuri oman yrityksesi tarpeen mukaisesti.

---

Kun haluat lisätietoja, soita 050 337 9941 ja kysy lisää.

Lisää sinäkin tiedon paremmalla hyödyntämisellä yrityksesi kilpailukykyä!